Crear menú de opciones / Secretaria Virtual

Ahorra tiempo, recursos y mejora la satisfacción de tus clientes añadiendo un menú de opciones / secretaria virtual a tu centralita virtual Telsome

La secretaria virtual indicará a los llamantes las distintas opciones que tienen y transferirá la llamada a la persona o departamento adecuado según la opción escogida.

Ofreciendo opciones a quien llama a tu empresa te aseguras de que la llamada se transfiera siempre a la persona adecuada y así evitas necesitar una secretaria que transfiera la llamada a la persona adecuada y tener que pasar las llamadas de departamento a departamento: llegará siempre a la persona adecuada según el motivo de su llamada.

Ventajas del menú de opciones / secretaria virtual para tu empresa

  1. Ahorras tiempo
  2. No es necesario una secretaria
  3. Las llamadas siempre las responde la persona adecuada
  4. Mayor satisfacción del llamante

 

Crear menú de opciones / Secretaria Virtual

El menú de opciones se crea en la extensión IVR, que es el motor de la centralita Telsome.

1.Grabar una locución con las opciones que queremos ofrecer

Para que las personas que llaman a tu empresa conozcan las opciones entre las que deben elegir es necesario informarles. Por ello necesitarás que se reproduzca una locución indicando entre qué opciones deben escoger.

Lo habitual es grabar el mensaje de bienvenida con las opciones del menú en un sólo archivo ya que se mostrará siempre en ese orden, por lo que no es necesario separarlos en dos.

El mensaje se debe grabar en formato .wav o .mp3. Una vez grabado hay que subirlo a:

  1. Configuración Avanzada > Sonidos Sonidoscentralita virtual telsome grabación de mensaje de bienvenida y cerrado con teléfono IP

 

2. Añadir Sonidoañadir sonido centralita virtual telsome

 

3. Completar campos como se indica en la imagen inferior y click en OK

centralita virtual telsome añadir sonido nuevo

 

2. Añadir locución de opciones / Secretaria virtual en el menú IVR

Acceder a Configuración Avanzada > IVR  > Opciones de las extensiones > Contexto ENTRADA > Empezar/start

La primera acción dentro de la opción Start/Empezar del contexto entrada siempre es comprobar el horario y después está seguido del mensaje de bienvenida. Si ya disponemos del mensaje de bienvenida sin el menú de opciones y ahora hemos creado un nuevo mensaje de bienvenida que incluye las opciones deberemos sustituirlo en la acción Reproducir Sonido. Para ello:

  1. Click en acción Reproducir Sonidoreproducir sonido, acción del IVR
  2. Sustituir/añadir nuevo sonido con opciones del menú:
    1. Reproducir en FONDO: permite a los llamantes seleccionar la opción que deseen durante la reproducción de la locución. Así ahorran tiempo y no tienen que esperar a que termine si ya conocen la opción que deben pulsar
    2. Seleccionar el archivo de sonido
    3. Click en OK para guardarselección locución bienvenida con opciones centralita virtual telsome

 

3. Indicar dónde tienen que transferirse las llamadas según opción escogida por llamante

Cada una de las opciones que se ofrecen con la secretaria virtual se corresponden con una tecla del teléfono, que al mismo tiempo es una opción dentro del contexto entrada.

Si ofrecemos 3 opciones lo habitual es que se correspondan con las teclas 1, 2, y 3, y deberemos seleccionar esas opciones para indicar donde transferir la llamada según la selección.

Para cada una de las opciones disponibles deberemos añadir las acciones correspondientes, como puede ser Reproducir un sonido y transferir la llamada a la extensión o cola de espera correspondiente.

Acceder a Configuración Avanzada > IVR  > Opciones de las extensiones > Contexto ENTRADA1, 2, 3..

  1. Reproducir sonido (opcional)

Es posible reproducir otra locución informando al cliente qué selección ha escogido y dónde va a ser transferido.

2. Transferir llamada a una extensión / cola de espera

4. Establecer qué debe suceder cuando el llamante pulsa una opción no valida

Si el llamante pulsa un número que no tiene ninguna acción asociada, ¿qué queremos que suceda?

Lo más habitual en estos casos es volver a reproducir el mensaje con las opciones del menú.

Configuración Avanzada > IVR  > Opciones de las extensiones > Contexto ENTRADA > Invalid / Inválido > Añadir acción Reproducir sonido

5. Establecer qué hacer cuando el llamante no seleccione ninguna opción

En ocasiones el motivo de la llamada puede no corresponderse con ninguna de las opciones propuestas. Algunas empresas indican en la locución las opciones y después: “si el motivo de la llamada es otro, por favor, mantengase a la espera y será transferido a una agente”.

En ese caso habría que añadir una acción de transferencia en la opción Inválida / Invalid

 

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