¿Para qué sirve una centralita virtual?

empresas crecer centralita virtual¿Para qué sirve una centralita virtual? ¿De verdad la necesito? Son las preguntas habituales en las empresas cuando necesitan disponer de varias extensiones y llamadas simultáneas. En este artículo explicamos para qué sirve una centralita virtual de modo que decidas si es necesaria o no en tu empresa.

¿Para qué sirve una centralita virtual?

Una centralita virtual sirve para administrar el servicio de telefonía de una empresa, mejorar su funcionamiento y ofrecer un mejor servicio al teléfono frente a clientes y colaboradores.

Lo más básico que permite una centralita virtual y que es imprescindible en toda empresa con más de 2 empleados es:

  1. Atender varias llamadas de forma simultánea. Con la centralita virtual 4 trabajadores, o 90 trabajadores, pueden estar hablando al mismo tiempo con clientes. El límite de las 2 llamadas simultáneas se pierde y la empresa puede contratar tantas llamadas simultáneas como necesite.
  2. Una extensión por usuario = cada trabajador tendrá su propia línea. La centralita virtual permite crear extensiones para cada usuario. Esto supone un mayor control, mejor distribución de llamadas y posibilidad de transferir llamadas entre compañeros.

Estas 2 prestaciones básicas de la centralita virtual se traduce en no perder llamadas. Independientemente de si hay alguien o no hablando por teléfono, si alguien llama no saldrá ni el tono de comunicando ni el buzón de voz: la llamada irá a los teléfonos que están libres.

¿Qué más puedo hacer con una centralita virtual?

Lo anterior eran las prestaciones más importantes para una empresa pero las hay más llamativas que son impensables sin una centralita. Las siguientes prestaciones son las que sirven para mejorar la satisfacción del cliente y ahorrar tiempo a la empresa:

  1. Mensaje de bienvenida. Cuando llaman a la empresa se escucha un mensaje de bienvenida indicando el nombre de la empresa y cualquier otra información pertinente.
  2. Menú de opciones / secretaria automática. Esta opción de la centralita virtual permite al llamante seleccionar con qué departamento quiere hablar y envía la llamada a la persona adecuada. Permite ahorrar tiempo a la empresa, que no tendrá que transferir la llamada de una persona a otra hasta llegar a la correcta.
  3. Cola de espera. ¿Qué pasa cuando llaman a tu empresa y todos los trabajadores están al teléfono? Con la centralita virtual no se pierde esa llamada si no que va a una cola de espera. La cola de espera almacena las llamadas con música en espera y las remite a los teléfonos libres. Las colas de espera además permiten establecer distintas estrategias de timbrado: que suenen las llamadas en todas las extensiones, dar prioridad a determinadas extensiones, a la extensión que lleva más tiempo libre, etc.
  4. Horarios de atención telefónica. ¿Qué sucede cuando llaman y tu empresa está cerrada? Sin una centralita virtual la llamada suena y suena sin que nadie responda. Con la centralita virtual lo habitual es mostrar un mensaje indicando que la empresa está cerrada, el horario de atención telefónica y que la llamada termine en el buzón de voz. Ya no tiene por que perder llamadas aún cuando llamen fuera del horario laboral.
  5. Transferir llamadas. Cuando una empresa no tiene centralita telefónica y hay que pasar una llamada lo que se pasa es, literalmente, el teléfono. Con la centralita virtual basta con llamar al compañero y pasarle la llamada. Mucho más cómodo.
  6. Utilizar el teléfono de empresa desde fuera de la empresa. Como funciona a través de Internet puedes atender llamadas y llamar con el número de la empresa con tu smartphone desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Además de estas prestaciones las centralitas virtuales ofrecen mil posibilidades más, como desviar las llamadas a los móviles, utilizar numeración de otras provincias o países, informes de llamadas avanzados, robar llamadas, crear reglas de llamadas entrantes y mucho más.

 

¿Todas las centralitas virtuales ofrecen las mismas posibilidades?

La respuesta es que no, pero las prestaciones principales sí que las ofrecen todas las centralitas virtuales. Por prestaciones principales me refiero a llamadas simultáneas, extensiones, locuciones, colas de espera, menú de opciones, música en espera, horarios y transferencia de llamadas.

Dependiendo de con qué operador de telefonía IP contrates la centralita virtual dispondrás de una u otras prestaciones. Si alguna prestación es esencial para ti y no estás seguro de si la centralita lo tiene lo mejor es que llames al operador y preguntes.

En Telsome estamos muy acostumbrados a que nos llamen nuevos clientes para saber si la configuración que tienen en mente es viable o no con nuestra centralita. Y en el 99% de los casos sí que podemos hacerla y la empresa consigue justo lo que necesita. 

Las posibilidades de configuración de las centralitas son infinitas y cada empresa es un mundo. A modo de ejemplo, las empresas que están con Telsome y tienen más de 100 extensiones siempre necesitan configuraciones más elaboradas que las empresas que tienen 3 extensiones.

Cada empresa necesita su propia configuración y prestaciones y para eso estamos en Telsome: para ofrecerte y configurar el sistema de telefonía que de verdad necesitas.

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