7 Retos de la migración a Centralita Virtual en las empresas

Las centralitas virtuales implican grandes mejores para las empresas y de allí que su grado de implantación no pare de crecer. Sin embargo, el proceso de migración a centralita virtual puede plantear una serie de retos para las empresas. La dificultad o facilidad para sortearlas dependerá en gran medida del operador de telefonía IP con el que contrata el servicio de centralita. teléfono IP para centralita virtual

En este artículo vamos a definir los problemas con los que se encuentran las empresas a la hora de migrar su sistema de telefonía tradicional con o sin centralita a centralita virtual y las mejores opciones para lograr un cambio fluido, sencillo y sin cortes:

1.Ancho de banda disponible

El primer reto, que superan sin efectuar cambios la mayoría de empresas, implica la conexión a Internet. Es a través de este medio como se envía la voz en telefonía IP.

Las llamadas con centralita virtual no requieren una conexión excepcional para su correcto funcionamiento, pero sí que es necesario cumplir unos mínimos. Con 1mb es posible mantener en torno a 10 conversaciones simultáneas con la máxima calidad.

Las empresas necesitarán tener el suficiente ancho de banda para llevar a cabo sus tareas cotidianas junto y al mismo tiempo gestionar las llamadas VoIP. Para las empresas que en momentos puntuales ocupan un gran ancho de banda (carga y descarga de archivos pesados, gran cantidad de usuarios conectados) existe la opción de reservar ancho de banda para telefonía IP. De este modo la calidad de las llamadas no se verá afectada por el resto de actividades que utilizan Internet.

Aspectos como el ancho de banda, la latencia o el ping afectan a las llamadas VoIP. Las empresas con malas conexiones (las páginas se cargan lentas, sufren pequeños cortes en la conexión) no deberían migrar sus sistemas de telefonía a centralita virtual.

La mejor conexión a Internet es a través de fibra. En Telsome nunca hemos visto el caso de una empresa conectada con fibra que sufra problemas de audio. Lo único que puede afectarle es el uso de Internet para otras actividades y para evitarlo basta con reservar cierto ancho de banda para la telefonía IP mediante Quality of Service (en el router).

 

2. Configuración de la centralita virtual

La configuración de la centralita virtual también puede suponer un reto para muchas empresas dependiendo del operador de telefonía IP con el que contratan el servicio.

Muchos operadores ofrecen herramientas de configuración de la centralita virtual que “no requieren ningún conocimiento” para su configuración y puesta en marcha. Pero la realidad es que o bien son centralita muy limitadas en prestaciones y por ello no conllevan ninguna dificultad; o es habitual terminar pagando un precio adicional por su configuración.

La recomendación en cuanto a configuración es contratar la centralita virtual con operadores que se encarguen de la configuración inicial y que además ofrezcan panel de control online y manuales de configuración de la centralita.

Al contratar la centralita virtual con un operador que incluye su configuración inicial, panel de control y manuales las empresas se aseguran de un rápida y exitosa configuración inicial de y contar con los medios para efectuar cambio de forma rápida en cualquier momento.

 

3. Portabilidad y conexión a Internet

Uno de los problemas que se encuentran las empresas a la hora de pasar su sistema a centralita virtual es la necesidad de portar el número o números de teléfono a un operador de telefonía IP y al mismo tiempo mantener la conexión a Internet.

La gran mayoría de los operadores ofrecen fibra y ADSL unidos a la línea telefónica. El problema es que a la hora de portar el número proceden con la baja de los servicios asociados: fibra o ADSL.

Para evitarlo suele bastar con solicitar un nuevo número de teléfono al operador tradicional y asignarlo posteriormente como el número sobre el que va la conexión a Internet. De este modo es posible portar el resto de números sin perder la conexión a Internet.

En todo caso siempre recomendamos seguir estos pasos y, antes de portar el número, verificar con el operador en cuestión que se puede efectuar la portabilidad sin que ello conlleve la baja de la conexión a Internet.

 

4. Fluidez de la migración a centralita virtual

Con la fluidez de la migración a centralita virtual nos referimos a evitar que la empresa se quede incomunicada durante el cambio a telefonía IP. Para que el cambio sea fluido basta con una buena organización por parte del operador de telefonía IP con el que se contrata el servicio.

Lo habitual para que el proceso de migración a centralita virtual sea fluido y sin cortes es preparar todo el sistema VoIP en la empresa, configurar la centralita virtual y realizar pruebas de forma previa a la portabilidad de los números corporativos. De este modo en el momento de la portabilidad ya están todos los dispositivos en funcionamiento, la centralita virtual configurada, comprobado el correcto funcionamiento de todo y las llamadas entrarán por el nuevo sistema sin necesidad de cambios contrarreloj.

 

5. Compra de dispositivos VoIP

El paso a centralita virtual implica sustituir los teléfonos analógicos por teléfonos IP o aplicaciones en ordenadores o smartphones. Esta sustitución supone un desembolso inicial que puede suponer un reto para algunas empresas.

Es más que recomendable adquirir los teléfonos en propiedad en lugar del renting o el alquiler. La telefonía IP y centralitas virtuales son tecnologías a las que les quedan muchos de vida por delante y la amortización de la compra está asegurada.

Por otro lado, las opciones en alquiler que ofrecen los operadores no suelen ser nada beneficiosas ni competitivas para las empresas en comparación con la compra de los dispositivos. Las empresas que optan por el alquiler habrán pagado, en cuestión de meses, el valor íntegro del teléfono, y deberán seguir pagándolo sin llegar a tener el dispositivo en propiedad.

 

6. Configuración de dispositivos VoIP

La configuración de los dispositivos VoIP, habitualmente teléfonos IP, entra en juego con el punto anterior de compra de dispositivos. Los teléfonos IP necesitan ser configurados con las extensiones de la centralita virtual que proporciona el operador de telefonía IP y, dependiendo del operador que utilices y dónde compras los dispositivos, su configuración y soporte estará incluida o no.

Al comprar o alquilar los teléfonos IP a tu operador de telefonía VoIP suelen incluir su configuración y soporte. El usuario sólo debe conectar el dispositivo a la red y a la corriente para su funcionamiento sin preocuparse la empresa en ningún momento por su configuración y soporte.

Por el contrario, cuando las empresas optan por comprar los teléfonos con otro proveedor para conseguir mejores precios deben tener en cuenta que será la empresa la responsable de su configuración y mantenimiento.

Dependiendo de la cantidad de dispositivos a comprar, la diferencia de precio y la disponibilidad de recursos de la empresa (personal técnico y tiempo) puede ser una buena opción comprar los teléfonos a otros proveedores.

Imprescindible que las empresas que deciden comprar los teléfonos a otros proveedores cuentan con personal técnico con conocimientos en VoIP suficientes para solventar posibles incidencias en el futuro de los teléfonos IP.

 

7. Configuración de red

Las centralitas virtuales gestionan las llamadas a través de Internet y, por tanto, a través de la red interna de la empresa. Dependiendo del router y la configuración del mismo puede ser necesario modificar parámetros para permitir las comunicaciones VoIP y la conexión de los dispositivos.

Lo habitual en pequeñas empresas es que no necesiten hacer modificaciones de red o que sean cambios mínimos, como desactivar la opción SIP ALG, cambiar el tipo de transporte o algún otro pequeño cambio. Generalmente el operador de telefonía IP te guiará o se conectará en remoto con la empresa durante la configuración inicial para efectuar estos cambios.

Antes de contratar es muy interesante preguntar acerca del soporte que ofrece el operador en cuanto a la configuración de red inicial. Si bien no es su labor la configuración de la red interna de las empresas algunos operadores, como Telsome, sí que ayudan durante la configuración inicial para asegurarse de que sus clientes pueden disfrutar del servicio.

Otro punto esencial que se debe preguntar antes de contratarla centralita virtual es la compatibilidad con el proveedor de Internet y el router de la empresa. Estamos encontrándonos con routers de grandes operadores que bloquean la telefonía IP que no es de ellos. En estos casos la única opción es permanecer con el sistema de telefonía antiguo o cambiar de proveedor de Internet.

 

Resumen retos migración a centralita virtual

Los puntos más importantes para el éxito en la implantación de telefonía IP con centralita virtual en la empresa son:

  • Contratar con un operador con experiencia y un buen soporte técnico, con puesta en marcha inicial incluida.
  • Disponer de una buena conexión de Internet.

Si el operador de telefonía IP se encarga de la configuración de los teléfonos IP, de la centralita virtual y se ofrece a configurar tu red en caso de ser necesario; y la empresa dispone del suficiente ancho de banda, el éxito está asegurado.

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