Centralita Virtual VS Centralita Física IP

Toda la información que necesitas para decidirte entre la centralita virtual o una centralita física IP con SIP trunk: cómo funcionan, ventajas, desventajas, requisitos. Todo en una infografía, en una tabla comparativa y explicado en detalle en el artículo.

Las empresas están migrando sus servicios de telefonía a VoIP por el ahorro en costes y todas las ventajas que esta tecnología conlleva. Cuando se requiere el servicio de centralita es imprescindible tomar en consideración las 2 alternativas existentes en el mercado: centralita virtual y centralita física IP; y conocer cuál es la que mejor se adapta a la empresa.

Ambos tipos de centralitas tienen sus ventajas e inconvenientes y dependiendo de las características de la empresa se adecuará más la virtual o la física.

Continúa leyendo para aprender cómo funcionan, y comparar sus costes, prestaciones, mantenimiento y requerimientos.

¿Qué es una centralita telefónica?

Una centralita telefónica es un servicio que gestiona las llamadas entrantes y salientes de una empresa y permite la creación de extensiones, enrutamiento de llamadas, creación de horarios, menús de opciones y mucho más.

Las empresas consiguen un control total sobre su sistema telefónico, que se adapta 100% a sus necesidades y consiguen mejorar la atención al teléfono.

Hoy en día se usan las centralitas virtuales y las centralitas IP. Ambas utilizan telefonía IP (a través de Internet) y suponen un gran ahorro respecto a las antiguas centralitas telefónicas.

¿Qué es una centralita virtual?

Las centralitas virtuales son centralitas en las que el operador de telefonía IP es el responsable de alojarla en sus servidores y de su mantenimiento y correcto funcionamiento. La empresa sólo tiene que conectar los teléfonos IP a Internet para que las llamadas pasen a través de la centralita virtual. Los operadores de telefonía IP cobran a las empresas cuotas mensuales por este servicio.

La centralita virtual está alojada en la nube y contiene toda la configuración del sistema telefónico de tu empresa. Las extensiones se conectan a la centralita virtual a través de Internet, por lo que es posible que trabajadores que se encuentran en distintas localizaciones geográficas estén conectados a la misma centralita.

El operador de telefonía IP se encarga de la puesta en marcha, programación, mantenimiento, seguridad y resolución de incidencias de la centralita virtual.

Resumen centralita virtual:

• Alojada en Internet y conectada con la red telefónica
• Las extensiones se conectan a la centralita a través de Internet
• El servicio se contrata a un Operador de telefonía IP, incluye:
  • Líneas telefónicas
  • Numeración telefónica
  • Tarifas de llamadas
• Incluye el mantenimiento y soporte
• Incluye un panel de configuración online de la centralita

¿Qué es una centralita IP?

La centralita IP es un dispositivo físico que se instala dentro de la empresa y a la que se conectan las extensiones por cables o a través de la red interna. Para que la centralita IP tenga línea telefónica es necesario contratar el servicio de SIP trunk o troncal SIP con un operador de telefonía IP, al que se conecta a través de Internet.

En la centralita IP se programa la configuración y extensiones del sistema telefónico y el operador de telefonía IP únicamente da el servicio de conexión a la red telefónica y numeración.

La empresa es la responsable de la puesta en marcha, programación, mantenimiento, seguridad y resolución de incidencias de la centralita IP.

Resumen centralita IP:

1. Aparato físico / hardware dentro de la empresa conectada a la red telefónica a través de Internet
2. Las extensiones se conectan a través de la red interna o por cable a la centralita IP
3. Es necesario contratar un SIP Trunk con un operador de telefonía IP, incluye:
   1. Conexión a la red telefónica (PSTN)
   2. Numeración telefónica
   3. Tarifas de llamadas
4. La empresa es la responsable de su mantenimiento

28 ELEMENTOS A TENER EN CUENTA PARA ESCOGER CENTRALITA VIRTUAL O CENTRALITA IP

1. Costes de Centralita Virtual VS Centralita IP

Cuando se habla de costes con las centralitas hay que tener en cuenta 3 tipos de costes:

• Costes iniciales
• Cuotas mensuales
• Cuota de mantenimiento.

Los costes iniciales suponen la compra de hardware y configuración de las centralitas; los mensuales son las cuotas que hay que pagar a los operadores de telefonía IP (en un caso por la centralita virtual y en el otro por el sip trunk) y, por último los costes de mantenimiento para asegurarse de que siempre esté operativa y segura la centralita.

Costes Iniciales en centralita IP

La puesta en marcha de una centralita IP es más cara que la activación de una centralita virtual porque implica la compra de hardware de centralita IP, la contratación de una empresa que programe la centralita, además de los teléfonos IP y la contratación del servicio de SIP Trunk.

En cuanto a costes de puesta en marcha hay que tener muy claro si la inversión inicial y el coste de mantenimiento supondrá un ahorro a largo plazo o si, por el contrario, sólo serán costes extra con respecto a si se hubiera contratado una centralita virtual.

Costes Iniciales en centralita virtual

Los costes iniciales de migrar a centralita virtual son muy inferiores con respecto a la centralita IP porque ni es necesario comprar hardware de centralita, ni es necesario contratar a nadie para que la programe.

Las centralitas virtuales están en la nube por lo que no es necesario comprar una centralita. Así, el coste de la puesta en marcha consistirá en la contratación del servicio de centralita virtual, la compra de teléfonos IP – si es que se compran, porque también se puede utilizar Webphone WebRTC-  y es el propio proveedor de centralita quien programará todo.

Resumen costes iniciales:

Cuotas mensuales

Tanto si eliges una centralita virtual como una centralita IP deberás hacer frente a una serie de cuotas mensuales.

Cuota mensual de centralita IP

La centralita IP tiene 2 costes mensuales: el servicio de SIP trunk y el mantenimiento de la centralita. La cuota fija mensual del SIP trunk es casi siempre inferior que el de una centralita virtual y el mantenimiento dependerá: existen empresas que cobran una cuota fija todos los meses y otras que ofrecen paquetes de horas. Si se planea hacer cambios con cierta frecuencia es posible que la cuota mensual termine siendo más cara de lo esperado.

Cuota mensual de centralita virtual

La centralita virtual tiene un único coste mensual: el servicio de centralita virtual. Este precio incluye todo: la línea, la centralita, el mantenimiento, resolución de incidencias.

Las cuotas mensuales de las centralitas virtuales suelen ser superiores a las del SIP trunk. Aunque hay excepciones: el mantenimiento de la centralita puede terminar siendo muy caro o, si lo hace un empleado, muy barato. Pero siempre es imprescindible que lo haga alguien con experiencia para evitar dejar a la empresa sin línea.

Resumen costes mensuales:

Costes de mantenimiento

No hay costes de mantenimiento con la centralita virtual porque están incluidos en la cuota mensual, mientras que sí que hay costes de mantenimiento con las centralitas IP cuando su programación ha sido externalizada. También es posible que el departamento de IT de la empresa se encargue del mantenimiento. 

Resumen costes de mantenimiento:

2. Ampliación de prestaciones: límites y costes

Conforme una empresa crece y tiene más empleados necesitará también más líneas, más extensiones, y, por supuesto, aprovechar las novedades tecnológicas para conseguir mejores resultados y ser más productivos.

Existe una gran diferencia entre las centralitas virtuales y las centralitas IP en cuanto a la ampliación de prestaciones y sus costes y es que las centralitas virtuales se pueden ampliar sin límites mientras que las centralitas IP tienen límites establecidos.

Las centralitas virtuales son perfectas de cara al futuro porque se pueden ampliar sin límites de extensiones, canales o líneas. Conforme se van necesitando, se van añadiendo.

Y en cuanto a prestaciones, la centralita virtual que contratas hoy será mejor dentro de un año, y mejor dentro de dos años. Los proveedores de centralita virtual implementan mejoras y prestaciones con frecuencia para estar al día dentro del sector por lo que siempre se tiene una centralita a la última. 

Por el contrario, los límites de las centralitas IP vienen determinados por el modelo adquirido, que soportará un número máximo de llamadas concurrentes y extensiones. El problema de ello es que una vez se alcanza su límite es necesario comprar una nueva centralita con mayor capacidad, lo que supone una importante inversión en hardware que, además, habrá que configurar, con su consiguiente coste. 

Es recomendable escoger una centralita con más llamadas concurrentes y extensiones de las que se necesitan en el momento de su compra para asegurar que la inversión sirva para varios años y no tener que comprar una nueva centralita a los pocos meses.

Añadir nuevas extensiones en las centralitas virtuales suele tener un coste mensual de alrededor de 5€ por extensión, y es el operador el que se encarga de crearla y añadirla al lugar correspondiente dentro de la centralita virtual. En las centralitas IP añadir nuevas extensiones no tiene coste directo, pero siempre será un técnico para su creación e integración en la centralita, con su consiguiente coste.

Una vez alcanzado el límite de extensiones de la centralita el coste para nuevas extensiones será muy elevado ya que sería necesario comprar una centralita IP nueva más potente.

Resumen ampliación de prestaciones centralitas:

3. Programación centralita

Todas las centralitas requieren programación para automatizar el flujo de llamadas y en unos casos el cliente deberá hacerlo, lo hará el proveedor o deberá contratar a una empresa que lo haga.  

La gran diferencia entre una centralita y otra es su complejidad y de quién es la responsabilidad de configurarla.

En el caso de las centralitas físicas la responsabilidad de configuración siempre es del cliente. En la mayoría de los casos tienen un equipo de IT que se encarga de ella o se subcontrata a otra empresa para su programación y mantenimiento.

Con las centralitas virtuales hay un mix:

• Centralita virtual con proveedores como Telsome incluyen en el precio la programación de la centralita. Así, el cliente no tiene que preocuparse por aspectos técnicos o de programación. Lo habitual es que el cliente también tenga acceso completo al panel de control.
• Centralita virtual con proveedores low-cost no incluyen la programación de la centralita y es el cliente quien debe encargarse de ello. Si bien suelen tener capacidades más limitadas de configuración, muchos usuarios terminan pagando al proveedor para su programación debido a su dificultad.

4. Dificultad de programación de la centralita

Las centralitas virtuales tienen distintos grados de dificultad de programación en base a cómo de sencilla o completa sea. Cuanto más completa sea la centralita, más posibilidades de programación tendrá y también más complicado será su programación. Al contrario, cuanto más sencilla, menos opciones y más fácil de configurar. 

En ambos casos, cualquier persona sin conocimientos técnicos y con ganas de leer los manuales del proveedor debería ser capaz de ponerlas en marcha (con ganas, tiempo y paciencia). 

Por otro lado, en las centralitas IP la dificultad de programación es alta y es recomendable que un profesional se encargue de su puesta en marcha.  Como proveedor de telecomunicaciones no recomendamos la programación de centralitas IP a profesionales que no estén formados para ello o tengan cierta experiencia.

Si optas porque alguien de tu organización programe la centralita IP aún sin tener experiencia previa, debes ser consciente de que te enfrentarás a varios peligros: 

• Vulnerabilidades en la centralita y riesgo de intrusiones. Sin ser un experto no es extraño que se deje sin cumplir alguno de los requisitos mínimos de seguridad y que dejan a la centralita con claras vulnerabilidades que pueden suponer un gran coste para la empresa.
• Incidencias de larga duración. Conseguir programar una centralita sin conocimientos previos puede ser viable para un programador. El problema viene cuando hay una incidencia y no se tiene experiencia, porque su solución puede pasar de ser cuestión de minutos para alguien con experiencia a cuestión de días. Y, como empresa, nunca quieres estar incomunicado durante días. 

5. Instalación y mantenimiento

La instalación y mantenimiento de la centralita es un aspecto muy importante y que determinará el funcionamiento de tu servicio telefónico y el complicarte o no la vida.

Instalación y mantenimiento en Centralita Virtual

Cuando contratas una centralita virtual te olvidas por completo de sus aspectos técnicos y te aseguras de tener tu centralita siempre actualizada, operativa y segura.

Lo único que tienes que hacer es conectarte a través de Internet con las extensiones. Es tu operador de telefonía IP el que se encarga de tener sus sistemas siempre actualizados y garantizar su seguridad y funcionamiento en todo momento.

Instalación y mantenimiento en Centralita IP

Las centralitas IP requieren de un técnico especializado que las programe, por lo que hay que recurrir a empresas externas para su instalación, programación, mantenimiento, ampliación de recursos y seguridad. Esto aumenta los tiempos de reacción ante cambios e incidencias y supone un coste adicional para la empresa.

Hay que tener en cuenta que dependerás de una empresa externa que tiene que desplazarse hasta tus instalaciones para cada gestión, por lo que habrá que esperar más para realizar cambios y solucionar averías. Cada desplazamiento del técnico puedo suponer un coste para la empresa que, anualmente, es imprevisible. Otra opción, según el tamaño de la empresa, es tener un técnico en plantilla encargado de la centralita, que agilizaría todas las gestiones.

La seguridad en las centralitas IP es muy importante y por ello no es recomendable dejar su instalación y programación en manos de alguien que no sea un técnico especializado en VoIP.

Resumen Instalación y mantenimiento:

6. Necesidad de incorporar un técnico a la empresa

En el caso de las centralitas IP siempre es necesario un técnico o en la empresa o contratar los servicios de terceros que se encargue de su configuración, mantenimiento y resolución de incidencias.

En el caso de las centralitas virtuales no es necesario ningún técnico. Lo habitual en empresas con menos de 30-40 usuarios es que no haya ningún técnico encargado del sistema de telefonía. En empresas más grandes es el informático quien proporciona un primer soporte a sus compañeros y quien hace de nexo entre los usuarios de telefonía de la empresa y el proveedor de centralita virtual. Básicamente, es la persona que conoce cómo debe funcionar la centralita, a quien le reportan cambios de programación y quien conoce las pruebas básicas ante incidencias en terminales y/o extensiones.

7. Varias sedes

Las empresas con varias sedes que quieren unificar el sistema de telefonía bajo un sólo proveedor suelen optar por centralita virtual por su simplicidad y porque están pensadas específicamente para ello. Por un lado, suele bastar con una centralita para todas las sedes. Y por otro, es mucho más sencillo y seguro.

Con centralita IP se pueden interconectar distintas sedes mediante VPNs y, aunque es viable, supone un sobreesfuerzo y sobrecoste considerable que no tiene mucho sentido hoy en día en la gran mayoría de los casos.

8. Teletrabajo, flexibilidad Geográfica y sedes de la empresa

Por definición, una centralita virtual es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet y esto hace que sea perfecta para teletrabajar.  Durante la pandemia, las empresas que utilizaban centralita virtual no han tenido que realizar ningún cambio de proveedor a toda velocidad para poder trabajar desde casa porque ya estaban preparados. 

Si tu empresa trabaja en varias localizaciones, dispone de varias sedes o hay empleados que trabajan de forma remota lo que más te interesa es una centralita virtual para agrupar toda la telefonía en un mismo sistema.

Varias sedes de una empresa localizadas en distintas ciudades o países pueden compartir una misma centralita virtual y tener cada una de ellas su propia numeración y organización dentro de la centralita. Además de ahorrar en hardware y mantenimiento se consiguen llamadas gratuitas entre las sedes.

Por contra, si utilizas una centralita IP y abres una nueva sede necesitarás comprar una nueva centralita IP, por lo que comenzarás de nuevo con el proceso de puesta en marcha y todos los costes que conlleva (compra de hardware, programación, etc.); o hacer nuevas interconexión mediante VPNs.

9. Ventajas de la centralita virtual

1. Inversión inicial mínima
2. Programación y mantenimiento a cargo del operador de telefonía IP
3. Seguridad a cargo del operador de telefonía IP
4. Flexibilidad geográfica
5. Añadir nuevos números, extensiones o canales es sencillo y rápido
6. Sin límites de ampliación
7. Llamadas entre sedes gratuitas
8. En caso de pérdida de conexión a Internet o de electricidad tu operador de telefonía IP puede redirigir las llamadas a líneas de backup (móviles o fijos backup)
9. Acceso remoto a la configuración de la centralita

10. Ventajas de la centralita IP

1. Mayor control de la centralita por parte de la empresa
2. Más libertad para crear nuevas extensiones
3. Extensiones gratuitas (limitadas a la capacidad de la centralita IP adquirida)
4. Cuotas mensuales inferiores (sip trunk
5. En caso de pérdida de conexión a Internet o de electricidad tu operador de telefonía IP puede redirigir las llamadas a líneas de backup (móviles o fijos backup) sin pasar por la centralita (ni mensaje de bienvenida, ni añadir móviles a colas de espera para estas situaciones).
6. Ampliación de funcionalidades en función del nivel de conocimientos del programador responsable de la centralita.

11. Inconvenientes de la centralita Virtual

1. Cuotas mensuales superiores a las del troncal SIP
2. La calidad de la voz depende la conexión a Internet
3. Añadir nuevas extensiones suele suponer un coste
4. Ampliación de funcionalidades limitado a funcionalidades del operador VoIP

12. Inconvenientes de la centralita IP

1. Elevada inversión inicial
2. La calidad de la voz depende de la conexión a Internet
3. Los costes de mantenimiento pueden ser elevados. Su programación y mantenimiento es responsabilidad de la empresa. Si no hay técnico en VoIP necesitará subcontratar el mantenimiento.
4. Seguridad a cargo de la empresa / empresa subcontratada para mantenimiento
5. Necesaria una centralita IP por sede
6. Ampliación de extensiones y canales limitado a capacidad de centralita
7. Es necesario un técnico para añadir nuevos números o extensiones
8. En caso de pérdida de conexión y redirección de llamadas por parte del proveedor de telefonía, las llamadas no pasarán por la centralita IP y, por tanto, no habrá colas de espera, ni mensaje de bienvenida.

¿Pensando en pasar a Centralita Virtual? En Enreach podemos ayudarte