Centralita Virtual VS Centralita Física IP

Toda la información que necesitas para decidirte entre la centralita virtual o una centralita física IP con SIP trunk: cómo funcionan, ventajas, desventajas, requisitos. Todo en una infografía, en una tabla comparativa y explicado en detalle en el artículo.

centralita virtual vs centralita física IP

Las empresas están migrando sus servicios de telefonía a VoIP por el ahorro en costes y todas las ventajas que esta tecnología conlleva. Cuando se requiere el servicio de centralita es imprescindible tomar en consideración las 2 alternativas existentes en el mercado: centralita virtual y centralita física IP; y conocer cuál es la que mejor se adapta a la empresa.

Ambos tipos de centralitas tienen sus ventajas e inconvenientes y dependiendo de las características de la empresa se adecuará más la virtual o la física.

 

Continúa leyendo para aprender cómo funcionan, y comparar sus costes, prestaciones, mantenimiento y requerimientos.

centralita virtual o centralita física, comparativa voip Telsome


a) Centralita telefónica: ¿qué es?

Una centralita telefónica es un servicio que gestiona las llamadas entrantes y salientes de una empresa y permite la creación de extensiones, enrutamiento de llamadas, creación de horarios, menús de opciones y mucho más.

Las empresas consiguen un control total sobre su sistema telefónico, que se adapta 100% a sus necesidades y consiguen mejorar la atención al teléfono.

Hoy en día se usan las centralitas virtuales y las centralitas IP. Ambas utilizan telefonía IP (a través de Internet) y suponen un gran ahorro respecto a las antiguas centralitas telefónicas.

b) Centralita virtual: ¿qué es?

Las centralitas virtuales son centralitas en las que el operador de telefonía IP es el responsable de alojarla en sus servidores y de su mantenimiento y correcto funcionamiento. La empresa sólo tiene que conectar los teléfonos IP a Internet para que las llamadas pasen a través de la centralita virtual. Los operadores de telefonía IP cobran a las empresas cuotas mensuales por este servicio.

La centralita virtual está alojada en la nube y contiene toda la configuración del sistema telefónico de tu empresa. Las extensiones se conectan a la centralita virtual a través de Internet, por lo que es posible que trabajadores que se encuentran en distintas localizaciones geográficas estén conectados a la misma centralita.centralita virtual funcionamiento teléfono IP internet

El operador de telefonía IP se encarga de la puesta en marcha, programación, mantenimiento, seguridad y resolución de incidencias de la centralita virtual.

Resumen centralita virtual:

  • Alojada en Internet y conectada con la red telefónica
  • Las extensiones se conectan a la centralita a través de Internet
  • El servicio se contrata a un Operador de telefonía IP, incluye:
    • Líneas telefónicas
    • Numeración telefónica
    • Tarifas de llamadas
  • Incluye el mantenimiento y soporte
  • Incluye un panel de configuración online de la centralita

 

c) Centralita IP: ¿qué es?

La centralita IP es un dispositivo físico que se instala dentro de la empresa y a la que se conectan las extensiones por cables o a través de la red interna. Para que la centralita IP tenga línea telefónica es necesario contratar el servicio de SIP trunk o troncal SIP con un operador de telefonía IP, al que se conecta a través de Internet.

En la centralita IP se programa la configuración y extensiones del sistema telefónico y el operador de telefonía IP únicamente da el servicio de conexión a la red telefónica y numeración.centralita IP voip telsome funcionamiento

La empresa es la responsable de la puesta en marcha, programación, mantenimiento, seguridad y resolución de incidencias de la centralita IP.

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Resumen centralita IP:

  1. Aparato físico / hardware dentro de la empresa conectada a la red telefónica a través de Internet
  2. Las extensiones se conectan a través de la red interna o por cable a la centralita IP
  3. Es necesario contratar un SIP Trunk con un operador de telefonía IP, incluye:
    1. Conexión a la red telefónica (PSTN)
    2. Numeración telefónica
    3. Tarifas de llamadas
  4. La empresa es la responsable de su mantenimiento

28 ELEMENTOS A TENER EN CUENTA PARA ESCOGER CENTRALITA VIRTUAL O CENTRALITA IP

Centralita Virtual Centralita IP
Coste Inicial bajo alto
Coste mensual medio bajo
Coste mantenimiento gratis alto
Costes de expansión bajo alto
Programación centralita incluida no incluida
Dificultad programación media/baja alta
Mantenimiento incluido no incluido
Actualizaciones incluidas no incluidas
Necesario un técnico en la empresa no Sí / subcontratar
Funcionalidades Altas Altas
Precio de llamadas económicas económicas
Flexibilidad geográfica total no
Varias sedes 1 centralita para todas las sedes 1 centralita IP por cada sede
Calidad de llamadas depende de conexión a Internet depende de conexión a Internet
Seguridad Elevada basada en conocimientos del técnico/instalador
Donde está alojada en la nube hardware, dentro de la empresa
Tipo de telefonía  VoIP VoIP
Conexión a la red telefonica Internet Internet
Conexión de extensiones Internet red interna de la empresa
Servicios a contratar con Operador VoIP centralita virtual troncal SIP
Responsable de configuración operador telefonía IP empresa
Mantenimiento operador telefonía IP empresa
Resolución de incidencias operador telefonía IP empresa
Responsable de Seguridad operador telefonía IP empresa
Funcionalidades dependen del operador dependen de la empresa
Extensiones precio por unidad se crean en la centralita IP
Conocimientos técnicos necesarios no
Límites de ampliación no

1. Costes de Centralita Virtual VS Centralita IP

Cuando se habla de costes con las centralitas hay que tener en cuenta 3 tipos de costes: los iniciales, los mensuales y los de mantenimiento.

Los costes iniciales suponen la compra de hardware y configuración de las centralitas; los mensuales son las cuotas que hay que pagar a los operadores de telefonía IP (en un caso por la centralita virtual y en el otro por el sip trunk) y, por último los costes de mantenimiento para asegurarse de que siempre esté operativa y segura la centralita.

1.1 Costes Iniciales

La puesta en marcha de una centralita IP implica la compra del hardware (centralita + teléfonos IP), la contratación de técnicos para su programación, y contratación del servicio de SIP Trunk, haciendo que los costes iniciales sean muy elevados. Habrá que tener en cuenta la amortización de la inversión y comprar una centralita IP que pueda asumir el crecimiento de la empresa de los próximos años.

Además de la compra de la centralita IP y la contratación de técnicos para su instalación y programación será necesario comprar teléfonos IP y contratar un SIP Trunk con un operador de telefonía IP.

Para poner en marcha una centralita virtual sólo es necesario comprar los teléfonos IP y contratar el servicio de centralita virtual, por lo que el coste inicial es mucho más bajo. El operador de telefonía IP se encargará del alojamiento de centralita en la nube y de su configuración.

Resumen costes iniciales:

Centralita Virtual

  • Compra de teléfonos
  • Contratación del serviciocentralita virtual costes iniciales inversion voip telsome

Centralita IP

  • Compra de centralita IP
  • Compra de teléfonos
  • Contratar los servicios de un instalador
  • Contratación del servicio de SIP Trunkcentralita ip costes iniciales inversion voip telsome

1.2 Costes mensuales

La centralita IP tiene 2 costes mensuales: el servicio de SIP trunk y el de mantenimiento. Habitualmente el coste del servicio de SIP Trunk es inferior al de centralita, si bien el coste de mantenimiento puede hacer que el conjunto sea más costoso que una centralita virtual.

Cada vez que se necesite hacer algún ajuste en la centralita o solucionar alguna incidencia tendrá que desplazarse un técnico especializado hasta la empresa. Esto conlleva un coste para la empresa que, al año, puede suponer un importante sobrecoste.

La centralita virtual tiene un único coste mensual: el servicio de centralita virtual. Este precio incluye todo tanto la línea, como la centralita, mantenimiento, atención al cliente, resolución de incidencias. Incluye todo. El servicio en sí es más caro que un SIP Trunk.

Las cuotas mensuales de las centralitas virtuales son superiores a las del SIP trunk siempre y cuando la empresa que utiliza un SIP trunk se encargue de su programación y mantenimiento. En caso contrario, si es necesario contratar un sip trunk más una empresa que se encargue de su mantenimiento, pasa a ser más cara la centralita IP.

Resumen costes mensuales:

Centralita Virtual

  • Cuota mensual baja
  • Llamadas telefónicas
  • Sin costes de mantenimiento

Centralita IP

    • Cuota mensual inferior
    • Llamadas telefónicas
    • Mayores costes de mantenimiento

1.3 Costes de mantenimiento

Los costes de mantenimiento están incluidos en la cuota mensual de la centralita virtual mientras que con la centralita IP cada modificación, ampliación, incidencia supondrá un coste adicional para la empresa, que tendrá que contratar los servicios de un profesional. Los costes de mantenimiento en una centralita IP son impredecibles.

Resumen costes de mantenimiento:

Centralita Virtual

  • Ninguno, incluido dentro del servicio

Centralita IP

  • Impredecibles: dependerá de las modificaciones y ampliaciones necesarias, y de las incidencias que vayan surgiendo.

2. Ampliación de prestaciones: límites y costes

Existe una gran diferencia entre las centralitas virtuales y las centralitas IP en cuanto a la ampliación de prestaciones y sus costes y es que las centralitas virtuales se pueden ampliar sin límites mientras que las centralitas IP tienen límites establecidos.

Los límites de las centralitas IP vienen determinados por el modelo adquirido, que soportará un número máximo de llamadas concurrentes y extensiones. El problema de ello es que una vez se alcanza su límite es necesario comprar una nueva centralita con mayor capacidad, lo que supone una importante inversión en hardware que, además, habrá que configurar, con su consiguiente coste.

Es importante considerar cuál será el crecimiento de tu empresa en los próximos años. Si es posible que se produzca un rápido crecimiento habrá que tenerlo presente en el momento de comprar una centralita IP y adquirir una con más llamadas concurrentes y

Es recomendable escoger una centralita con más llamadas concurrentes y extensiones de las que se necesitan en el momento de su compra para asegurar que la inversión sirva para varios años y no tener que comprar una nueva centralita a los pocos meses.

Por el contrario, los límites de las centralitas virtuales están determinados por lo que la empresa tiene contratado, que podrá ampliarlo tanto como sea necesario.

El coste de las llamadas concurrentes está determinado por el operador de telefonía IP en ambos tipos de centralitas, y su aumento supone un aumento de las cuotas mensuales.

Añadir nuevas extensiones en las centralitas virtuales suele tener un coste mensual de alrededor de 5€ por extensión, y es el operador el que se encarga de crearla y añadirla al lugar correspondiente dentro de la centralita virtual. En las centralitas IP añadir nuevas extensiones no tiene coste directo, pero siempre será un técnico para su creación e integración en la centralita, con su consiguiente coste. Una vez alcanzado el límite de extensiones de la centralita el coste para nuevas extensiones será muy elevado ya que sería necesario comprar una centralita IP nueva más potente.

Resumen ampliación de prestaciones centralitas:

Centralita Virtual

  • Sin límites de ampliación
  • Ampliaciones al momento
  • Ampliación nº de llamadas concurrentes: depende de operador telefonía IP y ancho de banda, conlleva coste mensual.
  • Extensiones adicionales: conllevan un coste mensual y no es necesario un técnico para su creación

Centralita IP

  • Ampliación limitada a las capacidades de la centralita. *En un punto dado es necesario sustituir la centralita por una nueva más potente.
  • Necesario desplazar un técnico para cada ampliación (+tiempo y posible sobrecoste)
  • Ampliación nº de llamadas concurrentes: depende de operador telefonía IP, ancho de banda y límites de la centralita IP, conlleva un coste mensual.
  • Extensiones adicionales: no conllevan un coste extra (siempre y cuando no se superen los límites de la centralita) y necesitan un técnico que las cree (que puede suponer un coste)

3. Programación centralita

Las centralitas, ya sean físicas o virtuales requieren programación para que gestionen las llamadas de una forma determinada y cumpla su función: mejorar la atención al cliente y optimizar recursos de la empresa.

La gran diferencia entre una centralita y otra es su complejidad y de quién es la responsabilidad de configurarla.

En el caso de las centralitas físicas la responsabilidad de configuración siempre es del cliente. En la mayoría de los casos tienen un equipo de IT que se encarga de ella o se subcontrata a otra empresa para su programación y mantenimiento.

Con las centralitas virtuales hay un mix:

  • Proveedores como Telsome incluyen en el precio la programación de la centralita y el cliente no tiene que preocuparse por aspectos técnicos o de programación. Lo habitual es que el cliente también tenga acceso completo al panel de control.
  • Proveedores low-cost no incluyen la programación de la centralita y es el cliente quien debe encargarse de ello. Si bien suelen tener capacidades más limitadas de configuración, muchos usuarios terminan pagando al proveedor para su programación debido a su dificultad.

 

4. Dificultad de programación

En las centralitas IP la dificultad de programación es alta. Como proveedor de telecomunicaciones no recomendamos la programación de centralitas IP a profesionales que no estén formados para ello o tengan cierta experiencia. Cuando un usuario sin conocimientos de centralitas IP y VoIP se encarga de la configuración, es habitual que se den las siguientes situaciones:

  • Vulnerabilidades en la centralita y riesgo de intrusiones. En muchas ocasiones no cumplen con los requisitos mínimos de seguridad por desconocimiento y dejan la centralita con claras vulnerabilidades que pueden suponer un gran coste para la empresa.
  • Imposibilidad de resolver incidencias o incidencias de larga duración. La mayoría de las incidencias de centralitas IP tienen su solución en la propia centralita y es la empresa la responsable de su solución. Cuando el responsable de la centralita no está formado para ello su resolución se complica, provocando que un corte que podría haber durado minutos con un profesional pueda convertirse en un corte de horas o incluso días. 

En las centralitas virtuales la dificultad de programación es media-baja, pudiendo llegar a alta en base a la programación requerida por la empresa. La programación en la centralita virtual está basada directamente en el enrutado de las llamadas y cómo se deben gestionar. En la mayoría de los casos su configuración es media-baja, aunque empresas con muchos departamentos y/o sedes requieren habitualmente de programaciones complejas.

Siempre se recomienda contratar centralitas virtuales con acceso al panel de programación.

5. Instalación y mantenimiento

La instalación y mantenimiento de la centralita es un aspecto muy importante y que determinará el funcionamiento de tu servicio telefónico y el complicarte o no la vida.

Centralita Virtual

Cuando contratas una centralita virtual te olvidas por completo de sus aspectos técnicos y te aseguras de tener tu centralita siempre actualizada, operativa y segura.

Lo único que tienes que hacer es conectarte a través de Internet con las extensiones. Es tu operador de telefonía IP el que se encarga de tener sus sistemas siempre actualizados y garantizar su seguridad y funcionamiento en todo momento.

Centralita IP

Las centralitas IP requieren de un técnico especializado que las programe, por lo que hay que recurrir a empresas externas para su instalación, programación, mantenimiento, ampliación de recursos y seguridad. Esto aumenta los tiempos de reacción ante cambios e incidencias y supone un coste adicional para la empresa.

Hay que tener en cuenta que dependerás de una empresa externa que tiene que desplazarse hasta tus instalaciones para cada gestión, por lo que habrá que esperar más para realizar cambios y solucionar averías. Cada desplazamiento del técnico puedo suponer un coste para la empresa que, anualmente, es imprevisible. Otra opción, según el tamaño de la empresa, es tener un técnico en plantilla encargado de la centralita, que agilizaría todas las gestiones.

La seguridad en las centralitas IP es muy importante y por ello no es recomendable dejar su instalación y programación en manos de alguien que no sea un técnico especializado en VoIP.

Resumen Instalación y mantenimiento:

Centralita Virtual

  • Instalación y programación inicial: proveedor de centralita virtual
  • Mantenimiento: proveedor de centralita virtual
  • Seguridad: proveedor de centralita virtual
  • Ampliar y añadir servicios: proveedor centralita virtual

Centralita IP

  • Instalación y programación inicial: empresa
  • Mantenimiento: empresa
  • Seguridad: empresa
  • Ampliar y añadir servicios: empresa

6. Necesidad de incorporar un técnico a la empresa

En el caso de las centralitas IP siempre es necesario un técnico o en la empresa o contratar los servicios de terceros que se encargue de su configuración, mantenimiento y resolución de incidencias.

En el caso de las centralitas virtuales no es necesario ningún técnico. Lo habitual en empresas con menos de 30-40 usuarios es que no haya ningún técnico encargado del sistema de telefonía. En empresas más grandes es el informático quien proporciona un primer soporte a sus compañeros y quien hace de nexo entre los usuarios de telefonía de la empresa y el proveedor de centralita virtual. Básicamente, es la persona que conoce cómo debe funcionar la centralita, a quien le reportan cambios de programación y quien conoce las pruebas básicas ante incidencias en terminales y/o extensiones.

7. Varias sedes

Las empresas con varias sedes que quieren unificar el sistema de telefonía bajo un sólo proveedor suelen optar por centralita virtual por su simplicidad y porque están pensadas específicamente para ello. Por un lado, suele bastar con una centralita para todas las sedes. Y por otro, es mucho más sencillo y seguro.

Con centralita IP se pueden interconectar distintas sedes mediante VPNs y, aunque es viable, supone un sobreesfuerzo y sobrecoste considerable que no tiene mucho sentido hoy en día en la gran mayoría de los casos.

8. Flexibilidad Geográfica y sedes de la empresa

Si tu empresa trabaja en varias localizaciones, dispone de varias sedes o hay empleados que trabajan de forma remota lo que más te interesa es una centralita virtual para agrupar toda la telefonía en un mismo sistema.

Varias sedes de una empresa localizadas en distintas ciudades o países pueden compartir una misma centralita virtual y tener cada una de ellas su propia numeración y organización dentro de la centralita. Además de ahorrar en hardware y mantenimiento se consiguen llamadas gratuitas entre las sedes.

Por contra, si utilizas una centralita IP y abres una nueva sede necesitarás comprar una nueva centralita IP, por lo que comenzarás de nuevo con el proceso de puesta en marcha y todos los costes que conlleva (compra de hardware, programación, etc.); o hacer una nueva interconexión mediante VPNs.

9. Ventajas de la centralita virtual

  1. Inversión inicial mínima
  2. Programación y mantenimiento a cargo del operador de telefonía IP
  3. Seguridad a cargo del operador de telefonía IP
  4. Flexibilidad geográfica
  5. Añadir nuevos números, extensiones o canales es sencillo y rápido
  6. Sin límites de ampliación
  7. Llamadas entre sedes gratuitas
  8. En caso de pérdida de conexión a Internet o de electricidad tu operador de telefonía IP puede redirigir las llamadas a líneas de backup (móviles o fijos backup)
  9. Acceso remoto a la configuración de la centralita

10. Ventajas de la centralita IP

  1. Mayor control de la centralita por parte de la empresa
  2. Más libertad para crear nuevas extensiones
  3. Extensiones gratuitas (limitadas a la capacidad de la centralita IP adquirida)
  4. Cuotas mensuales inferiores (sip trunk
  5. En caso de pérdida de conexión a Internet o de electricidad tu operador de telefonía IP puede redirigir las llamadas a líneas de backup (móviles o fijos backup) sin pasar por la centralita (ni mensaje de bienvenida, ni añadir móviles a colas de espera para estas situaciones).
  6. Ampliación de funcionalidades en función del nivel de conocimientos del programador responsable de la centralita.

11. Inconvenientes de la centralita Virtual

  1. Cuotas mensuales superiores a las del troncal SIP
  2. La calidad de la voz depende la conexión a Internet
  3. Añadir nuevas extensiones suele suponer un coste
  4. Ampliación de funcionalidades limitado a funcionalidades del operador VoIP

12. Inconvenientes de la centralita IP

  1. Elevada inversión inicial
  2. La calidad de la voz depende de la conexión a Internet
  3. Los costes de mantenimiento pueden ser elevados. Su programación y mantenimiento es responsabilidad de la empresa. Si no hay técnico en VoIP necesitará subcontratar el mantenimiento.
  4. Seguridad a cargo de la empresa / empresa subcontratada para mantenimiento
  5. Necesaria una centralita IP por sede
  6. Ampliación de extensiones y canales limitado a capacidad de centralita
  7. Es necesario un técnico para añadir nuevos números o extensiones
  8. En caso de pérdida de conexión y redirección de llamadas por parte del proveedor de telefonía, las llamadas no pasarán por la centralita IP y, por tanto, no habrá colas de espera, ni mensaje de bienvenida.

 

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